Cuando y como destruir documentos cumpliendo con la LOPDGDD

Cuando y como destruir documentos cumpliendo con la LOPDGDD es todavía una asignatura pendiente en ciertas empresas. Normalmente en las organizaciones se generan documentos impresos que son necesarios para el desarrollo de su actividad. Esta documentación se conservará durante el tiempo necesario ya veces incluso más. 

Cuánto tiempo se pueden conservar los documentos con datos personales

La LOPDGDD establece por una parte que los datos deben ser mantenidos de forma que se permita la identificación de los interesados ​​durante no más tiempo del necesario para las multas del tratamiento de los datos. 

Por otra parte, también nos dice, que los datos podrán conservarse durante periodos más largos siempre que se traten exclusivamente con multas de archivo en interés público, multas de investigación científica o histórica o multas estadísticas. En estos casos se pueden conservar bloqueando los datos de forma que no pueden ser usados ​​para otra finalidad. 

Es decir que cuando ya no sean necesarios para cumplir con la finalidad para la que se recogieron debido a ser destruidos. 

Y en el caso de que una ley determine que nos afecta nos obliga a guardarlos

Igualmente sucede cuando una legislación nos obliga a conservar los datos durante un tiempo establecido en dicha legislación. Existen diferentes plazos de conservación de los datos según la legislación que afecta a los mismos. Así habrá de tenerse en cuenta: la legislación laboral y de seguridad social, La legislación de comercio, las leyes tributarias, ley de blanqueo de capitales, Ley de mediación en asuntos civiles y mercantiles, prestadores de servicios de internet, Ley de autonomía del paciente etc. 

En casos los datos igualmente se conservarán bloqueados estos. 

Como destruir correctamente los datos cuando ya no son necesarios 

La destrucción de datos en soporte papel

 A veces se observa como simplemente se arrojan a la papelera o como mucho se rompen manualmente en cuatro pedazos antes de tirarlos. Según la LOPD los datos no deben conservarse más tiempo del necesario para cumplir con sus multas. En cuyo caso se deben destruir de forma segura. 

Como se destruyen de forma segura los documentos en soporte papel

Lo primero es decir que no es segur romper los documentos en 4 pedazos y tirarlos directamente a la basura. No es correcto hacerlo con documentos que contengan datos de carácter personal. 

Destructora/Trituradora de papel

Es la opción más sencilla y económica a priori. Las trituradoras de papel pueden encontrarse fácilmente en el mercado. Tras su destrucción, los restos de papel podrán ser arrojados en un contenedor normal de papel reciclado. 

En función del tipo de información contenida en los documentos, se mantendrá que el tamaño de los restos de papel triturado, sea mayor o menor. Lo que va a depender del tipo de datos que se van a destruir. Ya que los datos son especialmente protegidos los pedazos del papel triturados no deben permitir su reconstrucción. Por tanto, en estos casos no basta que la trituradora haga tiras de papel.

Quemar papel

No parece una práctica muy recomendable ya que se requiere un espacio adecuado para poder hacerlo y conlleva riesgos asociados como el de incendios, que no se queme completamente los documentos etc. 

Contratación de una empresa para la destrucción del papel 

Aporta la ventaja de que al externalizar el servicio se diferencia el riesgo a la empresa de destrucción de papel. Sin embargo, dicha empresa nos debe garantizar la seguridad de la documentación que se le confía, desde su transporte hasta su destrucción, así como la  confidencialidad de la misma durante todo el proceso, mediante el cumplimiento de la norma UNE-EN 15713:2010

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